Prawo a archiwizacja

Obowiązek tworzenia i zabezpieczenia kopii zapasowych oraz ich przechowywania poza miejscem eksploatacji narzuca przedsiębiorcom ustawa o ochronie danych osobowych (art. 31).

Natomiast ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości mówi, że w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych (księgi handlowe, dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdania finansowe) powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej oraz systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii bezpieczeństwa danych zapisanych na nośnikach komputerowych.

Kolejnym warunkiem, który należy spełnić, jest zapewnienie trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych (tzn. przez 5 lat).

Sprzęt do archiwizacji

W zależności od rodzaju przeprowadzanej archiwizacji - archiwizacja bieżąca dokumentów lub archiwizacja wsteczna istniejących już dokumentów - wykorzystuje się różnej klasy urządzenia.

Przy wyborze odpowiedniego urządzenia należy wziąć pod uwag poniższe czynniki:
- rodzaj przeprowadzanej archiwizacji (bieżąca czy wsteczna),
- średnia dzienna ilość archiwizowanych dokumentów,
- wielkość firmy / instytucji,
- rozproszenie stanowisk skanujących (jedno scentralizowane stanowisko z bardzo wydajnym skanerem czy wiele stanowisk z mniej wydajnymi skanerami).

Praktyczne reguły e-archiwizacji

1. Opracuj stałe zasady archiwizacji dokumentów i poczty elektronicznej, dotyczące nie tylko rodzaju dokumentów czy wiadomości, które powinny być archiwizowane, ale również sposobu, w jaki powinny być archiwizowane.
2. Do archiwizacji używaj sprawdzonych wcześniej napędów oraz dobrej jakości nośników danych.
3. Dokładnie opisuj płyty z archiwum, zaoszczędzisz dużo czasu w razie potrzeby odszukania odpowiedniej informacji.
4. Odpowiednie urządzenie do przechowywania danych powinno mieć odpowiednio większą pojemność do pomieszczenia powierzchni wszystkich lokalnych dysków twardych i być w stanie wykrywać i korygować błędy podczas operacji tworzenia i odzyskiwania e-archiwum.
5. Kopie zapasowe e-dokumentów firmy powinny być tworzone regularnie.
6. Bezwzględnie nośniki z dokumentami powinno się trzymać w fizycznie innym miejscu niż oryginalne dane. Najlepiej, jeśli będzie to odrębne pomieszczenie i zamykana na klucz/szyfr szafa.
7. Archiwizuj dokumenty i pocztę elektroniczną używając ogólnie dostępnego (popularnego) formatu, który zapewni im czytelność w przyszłości.
8. Pamiętaj, że przechowywana dokumentacja elektroniczna może obejmować także dane osobowe, z którymi należy postępować zgodnie z obowiązująca ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U.02.101.926).
9. Nie ma jednego powszechnie obowiązującego aktu prawnego, który ustala okresy przechowywania dokumentacji. Okresy przechowywania dokumentacji także tej elektronicznej lub konkretnych dokumentów określają konkretne przepisy prawne. Ustalony przez firmę rzeczowy wykaz akt należy na bieżąco uzupełniać śledząc ustawy i rozporządzenia .