Archiwizacja podstawy

Każda instytucja w trakcie swojego istnienia wytwarza różnorodną dokumentację, która utrwalana jest na różnego rodzaju nośnikach danych, m.in na papierze i taśmach. Dokumentacja taka rejestruje sposób działania instytucji i odzwierciedla sposób zarządzanie nią.
Część akt o trwałej wartości historycznej (około 25%) stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.

Postępowanie z dokumentacją archiwalną ( archiwum dokumentów) nie jest więc dowolne i opiera się na określonych zasadach prawnnych. Najważniejszym aktem prawnym w zakresie polskiego prawa archiwalnego jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U . Nr 38, poz. 173 z póżn. zm.).

Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych -niepaństwowy zasób archiwalny. Zasób państwowy i niepaństwowy składa się na narodowy zasób archiwalny. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a Dyrektor Naczelny - przez dyrektorów centralnych archiwów państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych.

źródło: www.sciaga.pl

Niszczenie dokumentów archiwalnych

"Atlas zniszczeń dokumentów archiwalnych" jest to opracowana przez Archiwa Holenderskie pomoc służąca do identyfikacji rodzaju zniszczeń oraz stopnia uszkodzenia materiałów archiwalnych.

"Atlas" można wykorzystać przy statystycznym badaniu zasobu archiwów z wykorzystaniem zwykłej procedury stopnia zniszczenia oraz przy obliczeniu możliwości udostępniania materiałów archiwalnych tzw. "Uniwersalnej Procedury Oceny Archiwum (UPAA)" ("metoda holenderska"). Procedura UPAA (Universal Procedure of Archive Assesment) jest metodą statystyczną (obiekty wybierane są losowo), która pozwala obiektywnie ocenić stan zachowania całego zasobu badanego archiwum. Umożliwia także określenie jaki % zasobu może być udostępniany bez ryzyka spowodowania poważniejszych szkód.

Przechowywanie dokumentów Opracowanie powstało dzięki pomocy finansowej Ambasady Królestwa Niderlandów w Warszawie w ramach projektu "Zabezpieczenie i ochrona zasobów archiwalnych - Szkolenie pracowników archiwalnych do pełnienia funkcji asystenta konserwatora". Projekt zrealizowało Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów w latach 2003-2004.

Tekst polski – Bogusława Kaźmierska van Slooten – Archiwum Narodowe Holandii, Anna Czajka i Hanna Machaj – Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów (AGAD)