Obowiązek tworzenia i zabezpieczenia kopii zapasowych oraz ich przechowywania poza miejscem eksploatacji narzuca przedsiębiorcom ustawa o ochronie danych osobowych (art. 31).
Natomiast ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości mówi, że w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych (księgi handlowe, dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdania finansowe) powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej oraz systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii bezpieczeństwa danych zapisanych na nośnikach komputerowych.
Kolejnym warunkiem, który należy spełnić, jest zapewnienie trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych (tzn. przez 5 lat).
sobota, 7 sierpnia 2010
Sprzęt do archiwizacji
W zależności od rodzaju przeprowadzanej archiwizacji - archiwizacja bieżąca dokumentów lub archiwizacja wsteczna istniejących już dokumentów - wykorzystuje się różnej klasy urządzenia.
Przy wyborze odpowiedniego urządzenia należy wziąć pod uwag poniższe czynniki:
- rodzaj przeprowadzanej archiwizacji (bieżąca czy wsteczna),
- średnia dzienna ilość archiwizowanych dokumentów,
- wielkość firmy / instytucji,
- rozproszenie stanowisk skanujących (jedno scentralizowane stanowisko z bardzo wydajnym skanerem czy wiele stanowisk z mniej wydajnymi skanerami).
Przy wyborze odpowiedniego urządzenia należy wziąć pod uwag poniższe czynniki:
- rodzaj przeprowadzanej archiwizacji (bieżąca czy wsteczna),
- średnia dzienna ilość archiwizowanych dokumentów,
- wielkość firmy / instytucji,
- rozproszenie stanowisk skanujących (jedno scentralizowane stanowisko z bardzo wydajnym skanerem czy wiele stanowisk z mniej wydajnymi skanerami).
Praktyczne reguły e-archiwizacji
1. Opracuj stałe zasady archiwizacji dokumentów i poczty elektronicznej, dotyczące nie tylko rodzaju dokumentów czy wiadomości, które powinny być archiwizowane, ale również sposobu, w jaki powinny być archiwizowane.
2. Do archiwizacji używaj sprawdzonych wcześniej napędów oraz dobrej jakości nośników danych.
3. Dokładnie opisuj płyty z archiwum, zaoszczędzisz dużo czasu w razie potrzeby odszukania odpowiedniej informacji.
4. Odpowiednie urządzenie do przechowywania danych powinno mieć odpowiednio większą pojemność do pomieszczenia powierzchni wszystkich lokalnych dysków twardych i być w stanie wykrywać i korygować błędy podczas operacji tworzenia i odzyskiwania e-archiwum.
5. Kopie zapasowe e-dokumentów firmy powinny być tworzone regularnie.
6. Bezwzględnie nośniki z dokumentami powinno się trzymać w fizycznie innym miejscu niż oryginalne dane. Najlepiej, jeśli będzie to odrębne pomieszczenie i zamykana na klucz/szyfr szafa.
7. Archiwizuj dokumenty i pocztę elektroniczną używając ogólnie dostępnego (popularnego) formatu, który zapewni im czytelność w przyszłości.
8. Pamiętaj, że przechowywana dokumentacja elektroniczna może obejmować także dane osobowe, z którymi należy postępować zgodnie z obowiązująca ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U.02.101.926).
9. Nie ma jednego powszechnie obowiązującego aktu prawnego, który ustala okresy przechowywania dokumentacji. Okresy przechowywania dokumentacji także tej elektronicznej lub konkretnych dokumentów określają konkretne przepisy prawne. Ustalony przez firmę rzeczowy wykaz akt należy na bieżąco uzupełniać śledząc ustawy i rozporządzenia .
2. Do archiwizacji używaj sprawdzonych wcześniej napędów oraz dobrej jakości nośników danych.
3. Dokładnie opisuj płyty z archiwum, zaoszczędzisz dużo czasu w razie potrzeby odszukania odpowiedniej informacji.
4. Odpowiednie urządzenie do przechowywania danych powinno mieć odpowiednio większą pojemność do pomieszczenia powierzchni wszystkich lokalnych dysków twardych i być w stanie wykrywać i korygować błędy podczas operacji tworzenia i odzyskiwania e-archiwum.
5. Kopie zapasowe e-dokumentów firmy powinny być tworzone regularnie.
6. Bezwzględnie nośniki z dokumentami powinno się trzymać w fizycznie innym miejscu niż oryginalne dane. Najlepiej, jeśli będzie to odrębne pomieszczenie i zamykana na klucz/szyfr szafa.
7. Archiwizuj dokumenty i pocztę elektroniczną używając ogólnie dostępnego (popularnego) formatu, który zapewni im czytelność w przyszłości.
8. Pamiętaj, że przechowywana dokumentacja elektroniczna może obejmować także dane osobowe, z którymi należy postępować zgodnie z obowiązująca ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U.02.101.926).
9. Nie ma jednego powszechnie obowiązującego aktu prawnego, który ustala okresy przechowywania dokumentacji. Okresy przechowywania dokumentacji także tej elektronicznej lub konkretnych dokumentów określają konkretne przepisy prawne. Ustalony przez firmę rzeczowy wykaz akt należy na bieżąco uzupełniać śledząc ustawy i rozporządzenia .
piątek, 19 marca 2010
Archiwizacja podstawy
Każda instytucja w trakcie swojego istnienia wytwarza różnorodną dokumentację, która utrwalana jest na różnego rodzaju nośnikach danych, m.in na papierze i taśmach. Dokumentacja taka rejestruje sposób działania instytucji i odzwierciedla sposób zarządzanie nią.
Część akt o trwałej wartości historycznej (około 25%) stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.
Postępowanie z dokumentacją archiwalną ( archiwum dokumentów) nie jest więc dowolne i opiera się na określonych zasadach prawnnych. Najważniejszym aktem prawnym w zakresie polskiego prawa archiwalnego jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U . Nr 38, poz. 173 z póżn. zm.).
Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych -niepaństwowy zasób archiwalny. Zasób państwowy i niepaństwowy składa się na narodowy zasób archiwalny. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a Dyrektor Naczelny - przez dyrektorów centralnych archiwów państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych.
źródło: www.sciaga.pl
Część akt o trwałej wartości historycznej (około 25%) stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.
Postępowanie z dokumentacją archiwalną ( archiwum dokumentów) nie jest więc dowolne i opiera się na określonych zasadach prawnnych. Najważniejszym aktem prawnym w zakresie polskiego prawa archiwalnego jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U . Nr 38, poz. 173 z póżn. zm.).
Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych -niepaństwowy zasób archiwalny. Zasób państwowy i niepaństwowy składa się na narodowy zasób archiwalny. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a Dyrektor Naczelny - przez dyrektorów centralnych archiwów państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych.
źródło: www.sciaga.pl
Niszczenie dokumentów archiwalnych
"Atlas zniszczeń dokumentów archiwalnych" jest to opracowana przez Archiwa Holenderskie pomoc służąca do identyfikacji rodzaju zniszczeń oraz stopnia uszkodzenia materiałów archiwalnych.
"Atlas" można wykorzystać przy statystycznym badaniu zasobu archiwów z wykorzystaniem zwykłej procedury stopnia zniszczenia oraz przy obliczeniu możliwości udostępniania materiałów archiwalnych tzw. "Uniwersalnej Procedury Oceny Archiwum (UPAA)" ("metoda holenderska"). Procedura UPAA (Universal Procedure of Archive Assesment) jest metodą statystyczną (obiekty wybierane są losowo), która pozwala obiektywnie ocenić stan zachowania całego zasobu badanego archiwum. Umożliwia także określenie jaki % zasobu może być udostępniany bez ryzyka spowodowania poważniejszych szkód.
Przechowywanie dokumentów Opracowanie powstało dzięki pomocy finansowej Ambasady Królestwa Niderlandów w Warszawie w ramach projektu "Zabezpieczenie i ochrona zasobów archiwalnych - Szkolenie pracowników archiwalnych do pełnienia funkcji asystenta konserwatora". Projekt zrealizowało Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów w latach 2003-2004.
Tekst polski – Bogusława Kaźmierska van Slooten – Archiwum Narodowe Holandii, Anna Czajka i Hanna Machaj – Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów (AGAD)
"Atlas" można wykorzystać przy statystycznym badaniu zasobu archiwów z wykorzystaniem zwykłej procedury stopnia zniszczenia oraz przy obliczeniu możliwości udostępniania materiałów archiwalnych tzw. "Uniwersalnej Procedury Oceny Archiwum (UPAA)" ("metoda holenderska"). Procedura UPAA (Universal Procedure of Archive Assesment) jest metodą statystyczną (obiekty wybierane są losowo), która pozwala obiektywnie ocenić stan zachowania całego zasobu badanego archiwum. Umożliwia także określenie jaki % zasobu może być udostępniany bez ryzyka spowodowania poważniejszych szkód.
Przechowywanie dokumentów Opracowanie powstało dzięki pomocy finansowej Ambasady Królestwa Niderlandów w Warszawie w ramach projektu "Zabezpieczenie i ochrona zasobów archiwalnych - Szkolenie pracowników archiwalnych do pełnienia funkcji asystenta konserwatora". Projekt zrealizowało Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów w latach 2003-2004.
Tekst polski – Bogusława Kaźmierska van Slooten – Archiwum Narodowe Holandii, Anna Czajka i Hanna Machaj – Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów (AGAD)
wtorek, 15 września 2009
5 powodów, dlaczego powinnieneś powierzyć archiwizowanie firmie zewnętrznej
1. Surowe przepisy prawne nakładają na firmy obowiązek znakowania, rejestrowanie i archiwizowanie dokumentów. Te złożone i czasochłonne procedury muszą być przeprowadzane przez licencjonowanych archiwistów. OSG oferuje profesjonalne rozwiązania w postaci licencjonowanych usług archiwizacyjnych.
2. Dokumenty twojej firmy są jednym z jej najbardziej wartościowych zasobów, dlatego też potrzebujesz pewności co do ich bezpieczeństwa oraz niezawodnego do nich dostępu. W przypadku wielu firm, pomimo ogromnych nakładów proces odszukiwania żądanych dokumentów jest powolny a akta nierzadko zgubione. OSG oferuje bardziej efektywne rozwiązania w postaci usługi przechowywania dokumentów.
3. Każda firma zagrożona jest pożarem, powodzią, sabotażem, terroryzmem lub awarią systemu. Z tego powodu niezbędny jest plan odzyskiwania utraconych danych. OSG oferuje doskonałe rozwiązanie zarządzania ryzykiem w postaci przechowywania w sejfach dysków kopii zapasowych, nośników CD, DVD oraz taśm.
4. By utrzymać swoją pozycję na rynku firmy muszą nieustannie dokonywać oceny własnych osiągnięć. Płynny obieg dokumentów jest integralnym elementem wydajności firmy, ale złożoność tego procesu wymaga specjalistycznej wiedzy i odpowiedniej technologii. OSG proponuje rozwiązanie w postaci usługi projektowania systemów obieg dokumentów.
5. Poufne dokumenty przeznaczone do usunięcia nie mogą dostać się w niepowołane ręce. Od tego zależy wiarygodność i bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy. OSG oferuje bezpieczne rozwiązanie w postaci usługi poufnego niszczenia dokumentów.
2. Dokumenty twojej firmy są jednym z jej najbardziej wartościowych zasobów, dlatego też potrzebujesz pewności co do ich bezpieczeństwa oraz niezawodnego do nich dostępu. W przypadku wielu firm, pomimo ogromnych nakładów proces odszukiwania żądanych dokumentów jest powolny a akta nierzadko zgubione. OSG oferuje bardziej efektywne rozwiązania w postaci usługi przechowywania dokumentów.
3. Każda firma zagrożona jest pożarem, powodzią, sabotażem, terroryzmem lub awarią systemu. Z tego powodu niezbędny jest plan odzyskiwania utraconych danych. OSG oferuje doskonałe rozwiązanie zarządzania ryzykiem w postaci przechowywania w sejfach dysków kopii zapasowych, nośników CD, DVD oraz taśm.
4. By utrzymać swoją pozycję na rynku firmy muszą nieustannie dokonywać oceny własnych osiągnięć. Płynny obieg dokumentów jest integralnym elementem wydajności firmy, ale złożoność tego procesu wymaga specjalistycznej wiedzy i odpowiedniej technologii. OSG proponuje rozwiązanie w postaci usługi projektowania systemów obieg dokumentów.
5. Poufne dokumenty przeznaczone do usunięcia nie mogą dostać się w niepowołane ręce. Od tego zależy wiarygodność i bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy. OSG oferuje bezpieczne rozwiązanie w postaci usługi poufnego niszczenia dokumentów.
Subskrybuj:
Posty (Atom)