Prawo a archiwizacja

Obowiązek tworzenia i zabezpieczenia kopii zapasowych oraz ich przechowywania poza miejscem eksploatacji narzuca przedsiębiorcom ustawa o ochronie danych osobowych (art. 31).

Natomiast ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości mówi, że w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych (księgi handlowe, dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdania finansowe) powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej oraz systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii bezpieczeństwa danych zapisanych na nośnikach komputerowych.

Kolejnym warunkiem, który należy spełnić, jest zapewnienie trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych (tzn. przez 5 lat).

Sprzęt do archiwizacji

W zależności od rodzaju przeprowadzanej archiwizacji - archiwizacja bieżąca dokumentów lub archiwizacja wsteczna istniejących już dokumentów - wykorzystuje się różnej klasy urządzenia.

Przy wyborze odpowiedniego urządzenia należy wziąć pod uwag poniższe czynniki:
- rodzaj przeprowadzanej archiwizacji (bieżąca czy wsteczna),
- średnia dzienna ilość archiwizowanych dokumentów,
- wielkość firmy / instytucji,
- rozproszenie stanowisk skanujących (jedno scentralizowane stanowisko z bardzo wydajnym skanerem czy wiele stanowisk z mniej wydajnymi skanerami).