Praktyczne reguły e-archiwizacji

1. Opracuj stałe zasady archiwizacji dokumentów i poczty elektronicznej, dotyczące nie tylko rodzaju dokumentów czy wiadomości, które powinny być archiwizowane, ale również sposobu, w jaki powinny być archiwizowane.
2. Do archiwizacji używaj sprawdzonych wcześniej napędów oraz dobrej jakości nośników danych.
3. Dokładnie opisuj płyty z archiwum, zaoszczędzisz dużo czasu w razie potrzeby odszukania odpowiedniej informacji.
4. Odpowiednie urządzenie do przechowywania danych powinno mieć odpowiednio większą pojemność do pomieszczenia powierzchni wszystkich lokalnych dysków twardych i być w stanie wykrywać i korygować błędy podczas operacji tworzenia i odzyskiwania e-archiwum.
5. Kopie zapasowe e-dokumentów firmy powinny być tworzone regularnie.
6. Bezwzględnie nośniki z dokumentami powinno się trzymać w fizycznie innym miejscu niż oryginalne dane. Najlepiej, jeśli będzie to odrębne pomieszczenie i zamykana na klucz/szyfr szafa.
7. Archiwizuj dokumenty i pocztę elektroniczną używając ogólnie dostępnego (popularnego) formatu, który zapewni im czytelność w przyszłości.
8. Pamiętaj, że przechowywana dokumentacja elektroniczna może obejmować także dane osobowe, z którymi należy postępować zgodnie z obowiązująca ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U.02.101.926).
9. Nie ma jednego powszechnie obowiązującego aktu prawnego, który ustala okresy przechowywania dokumentacji. Okresy przechowywania dokumentacji także tej elektronicznej lub konkretnych dokumentów określają konkretne przepisy prawne. Ustalony przez firmę rzeczowy wykaz akt należy na bieżąco uzupełniać śledząc ustawy i rozporządzenia .